小学校PTA広報委員の一年度の活動内容、裏も表もお伝えします！
子どもが小学校に入学した年に、私はPTAの広報委員になりました。実はPTAをしたのは、こども園のときを含めるとこれで2回め。こども園時代のPTAでは、非常にいろいろな思いをしたので、小学校でPTAをするのは正直怖かったです。
しかしいざPTAをやってみると、確かに肉体的に大変な時期もありましたが、精神的には楽しみながら取り組めた一年度でした。
ここではPTA広報委員の一年度の流れをご紹介します。そのあと広報委員のメリットとデメリットをご案内します。最後にPTAと小学校の関係性から考えるこれからのPTAのあり方についてお伝えします。
PTA広報委員の一年度の活動内容
小学校のPTAは、地域や学校により呼び方などは異なりますが、委員がいくつかあります。念のためにまず簡単に、PTAの組織についてご紹介します。PTAは大きく分けて「本部役員」と「専門委員」の二つに分かれます。
なお小学校によっては、「学年（学級）委員」や「選考委員」が「専門委員」に含まれたりするところもあるようです。ただ「広報委員」だけは、日本全国どこの小学校でも、PTA委員としてあります。
しかも広報委員は、図書館に行けば、広報委員のために広報誌の作り方が書かれた本が置かれているほどメジャーなPTA委員です。ここではPTA広報委員の一年度の主な活動をご紹介します。
子どもが小学校に入学してすぐにPTAをした理由
こども園でお世話になったとき、私はPTAの副会長をしました。そのとき、働くママ・専業ママのPTAママをとりまとめる難しさを痛感し、正直「しばらくはPTAをしない」と心に決めていました。
しかし先輩ママ数名から「小学校のPTAは子どもが低学年のときにしたほうが、絶対にいい！」と聞いていたので、PTA選出の際、立候補をして最終的にはジャンケンで勝ち進み広報委員になりました。
広報委員を選んだ理由は、子どもが通っている小学校ではPTA委員は広報委員と文体委員しかありません。文体委員だと学校行事前後の数日間は、学校に行く必要があるだろうから普段仕事をしている私には無理だと思い、広報委員を選びました。
4～8月までの広報委員の活動内容
広報委員のメインの仕事は、「年二回発行するPTA広報誌の制作」と「学校と地域の文化祭に出展するパネル制作」になります。
もしかすると「パネル制作」は、地域によっては「文化委員」の業務かもしれません。ただ「PTA広報誌の制作」は、全国どこでも広報委員の業務になっています。
4〜8月の広報委員のメインの業務といえば、やはり「第一回目の広報誌の制作」でしょう。年度の一回目の広報誌は、教職員や警備員など小学校の運営に関わっている方々を紹介するための大切な紙面づくりとなります。
ただその前に今年度のみならず、次年度の予算取りにも関わってくる、広報委員の中での「役決め」があります。
その段取りとしては、まず1年生から6年生までの広報委員全6名顔合わせから始まります。上記の通りその中から更に「会長・会計・書記」を選出しなければなりません。ですからこの「初顔合わせ」でそれらを決めてしまいます。
そのとき、お互いの環境を確認します。例えば5年生の広報委員の方は、上は高校生から下は保育園児まで4人の子どもがいるシングルマザーでした。ですからPTAに参加するのが難しいので、行事に参加できない分、広報誌を作るためのパソコン作業は全部引き受ける、と申し出がありました。
また6年生の広報委員の方は、水曜日が会社の定休日なので、極力PTAの集まりごとは水曜日にしてほしい、と相談がありました。あと広報委員の会長になった方からは、広報委員の代表として動くけれども、指示通りに動いて欲しいという要望がありました。
それぞれの意見や申し出を受けて、シングルマザーの方は全パソコン作業を行ない、広報誌制作で集まるときは水曜日にし、全工程の指示・監督は会長が行ない、残りのメンバーは指示通りに動く、ということに決まりました。
ここまで決まってから、やっと本来の業務である広報委員の仕事が始まります。
ここで注意が必要なのは、写真撮影です。大変だと感じたのは、英語担当の先生が外国人の方で、予め写真撮影の日を伝えていたのですが、服装がタンクトップでした。しかし他の先生も撮影しなければならないので、やむを得ず撮影しました。
やはり後日学校サイドから「服装に問題あり」とのことで、掲載NGに。後日その外国人の先生だけ撮影しなおしとなり、納期ギリギリに。
あとアンケートの内容は、前年度とは基本ダブってはいけませんし、その年度毎に特性を出さなければいけません。私の年度では「旅行」をテーマにして、誌面の割も飛行機の形や国旗にするなどの工夫をしました。
あとおそらくたいていの小学校のPTA用のパソコンはWindowsだと思います。ですから、誌面の割は、Excelで作るのが一番無難だと思います。なぜならがExcelだと例えばアンケートで「どこの国に行きたいですか？」と質問をして統計を取った場合、すぐにさまざまなタイプのグラフを作成できるからです。
もし印刷が一日で完了できる量だとしても、予備日として最低でも一日は取っておいた方がいいと思います。逆に外注できる小学校でしたら、納期に気をつけて「工程表」を作れば問題ないかと思います。
9～3月までの広報委員の活動内容
近年運動会を春に行なう小学校が増えてきましたが、秋に運動会を行なっている学校の広報委員はこの時期、かなり忙しいと思います。
所属の小学校では秋に運動会と文化祭を行なう学校のため、広報委員をしていたときは、10月の土日祝日はすべてPTAの活動日でした。しかも運動会と文化祭の開催日の週は、それにプラス平日も3日に一度は小学校に通っていました。
これを読むと「やっぱりPTAの広報委員って噂どおり、大変なんだ」と思われるかもしれません。確かに体はラクではなかったです。ただこども園のときのPTAと比較すると、とても段取りが良かったので、さほど疲れは感じませんでした。
その段取りの良さの理由として考えられるのが、働くママの「無駄話はせず、さっさと効率良く用事を終わらせる」という手際の良さだと思います。小学校のPTA委員の殆どは、働くママです。私が広報委員をしていたときも全員が働くママでした。
「時間がないから、公私ともに段取りよく進める」という普段の生活の中での習慣づけのおかげで、たいていの場合、予定時間の30分前には広報委員のノルマの仕事を終わらせることができていました。
このように環境が似ているママが集まったPTAだと本当に精神的にラクだと思います。しかしこればかりは“ふたを開けてみないと”分からないことでしょう。ですから、PTA委員としての稼働開始時は、なるべく顔を出して自分と似たようなタイプの方を見つけ出すのが、その年度中の自分の“立ち位置”を見極めることができる重要ポイントかもしれません。
ところで「学校と地域の文化祭に出展するパネル制作」についてですが、「いちいち“学校”と“地域”でパネルを変えなくても、同じでいいのでは？」という指摘がありそうですが、所属の小学校では、テーマが異なるという理由から、パネルをそれぞれ作っていました。
ですから、それぞれのパターンでパネル作成をする必要があるのです。
両者に共通する注意点ですが、「写真NGの子の把握」でしょう。これに関しては、おそらく小学校で事前にアンケートを取ってくれているはずです。よって、どの小学校にも各PTA担当の教員がいますから、広報委員担当職員に撮影した写真を渡しチェックしてもらうのが、一番有効的な方法だと思います。
それ以外の共通する注意点は「“写真ばかり”あるいは“文字ばかり”にならないよう、バランスに気を付ける」ことではないでしょうか。あと字が上手（女性らしい字）な方が委員の中にいるようでしたら、要所要所で手書きをしてもらいましょう。
パネルの良いアクセントになると思います。
そして最後のヤマ場「第二回めの広報誌制作」ですが、前回のメインテーマが「小学校の教職員の紹介」だったのに対し、この回のメインテーマは「卒業する六年生に向けてのもの」になります。
なので6年生全員から「ひと言」を書いて貰います。これに関しては必ず納期を早めに設定し、校正（文中の間違いを見つけて訂正すること）を広報委員総出で行なうくらいの意気込みで臨みましょう。
子どもの数にもよりますが、この作業は本当に大変なので、絶対に広報委員全員で取り組んでください。そうしないと、のちのちの人間関係に大きく影響してきます。
PTA広報委員のメリット
PTAの広報委員は、数ある委員の中でも人気が低いもののようです。しかし実際にやってみると、非常にやりがいがあります。
しかも自分が携わったことが形として残るので、子どもが持って帰った広報誌を持って、「ママ、これを作ったんだよ」と自慢できます。
こんな風に広報委員には、メリットがたくさん。もちろん上記以外にも、いろいろあります。ここではたくさんある広報委員のメリットの中でも、代表的なものをご紹介します。
小学校の年度の流れが分かる！
地方出身で、仕事が忙しいため近所付き合いもないうえに初めての子どもの場合、まさに小学校のことなんて「右も左もわからない」状態ですよね。少しでも小学校の情報を得ようと思いホームページを見ても、情報量の少なさから何も分からない…ということはよくあるようです。しかも待機だったために校区外の保育園に通っていた場合、まさに「八方塞がり」とはこのことか、という感じでしょう。
このような状況に少しでも近い方がいらっしゃるようでしたら、ぜひPTAの広報委員になることをおすすめします。なぜならば、広報委員は「小学校と保護者と地域のパイプ役」だからです。
まず広報誌を作るために、教職員はもちろん、給食職員や警備員、朝の交通員の方まで接する機会があります。その方々との会話の中で、何となく小学校の年間の流れが分かってくると思います。あとおそらく一番仕組みを理解するのが大変だと考えられるのが、地域との付き合い方。
小学校に進学するとかなり地域との付き合いが密になります。もしお住いの地域に自治会がない場合、小学校で開催される校区内での行事の参加が促されます。小学校を借りての校区内での行事になるのでかなり規模は大きく、準備や片付けの人手不足から、PTAの役員や委員の参加は必須になるわけです。
そのときに、地区で行なわれる行事について聞くことができます。小学校に入学したらおそらく驚くことの一つに「配布プリントの多さ」があります。もちろん皆さん全てに目を通すと思いますが、そこでは小学校の配布に地域行事が一緒になって案内されます。
ですから、初めてのお子さんが一年生のときは、「地域の案内」と「小学校の案内」を区別できるようになるのに、まず時間がかかると思います。逆にその違いが分かれば、今まで保育園や幼稚園、子ども園などで何度も年間行事に参加をされているので、年間の流れを把握するのに時間はかからないでしょう。
いろいろな情報が得られる！
PTA役員あるいは委員になる一番のメリットと言えば、これでしょう。
一番多いのは、やはり「先生の話」です。「●●先生はこの小学校に赴任して何年めで、今まで何年生のクラスを持っていて…」など、先生の職歴を事細かに聞かせて貰えます。あと「どの学年のどのクラスが少し荒れ気味か」とか「どの先生が子どもになめられているか」など、結構リアルな話が聞けます。
またやはり目立つ保護者はどの小学校にもいらっしゃるようで、そんなご家族があるということも教えて貰えます。これらの情報は絶対に表立って出るものではないうえに、実は知っておきたい情報でもあるので本当に貴重です。
しかもPTAは全員違う学年の保護者なので、聞かれても差支えがないと思うためか「そこまで言って大丈夫！？」くらいのレベルまで聞かせてくれます。
一方既述の先輩ママの小学校では、学年が上がれば上がるほど、PTA広報委員の業務負担が大きくなるから「PTAは低学年のうちにするべき」だと教えてくれました。しかしどうもこれはお住いの小学校によるようで、所属の小学校のPTAでは、忙しさは学年に関係はなく平等に忙しいかったです。
ただフルタイムで働いていた全く何も知らない、どこからも情報が得られないママには、可能ならば一年生のときにPTAの役員や委員になることを強くおすすめします。きっと今後の小学校や保護者との付き合いで、役に立ちますよ。
運動会のときは一番いい場所から撮影できる！
これも小学校によって異なるとは思いますが、所属の小学校では、PTAの広報委員がパネル制作や広報誌を作るために使うことから、広報委員独自の写真撮影を許可されています。「写真撮影を許可」というよりは、「子どもたちの写真は自分たちで責任を持って行なうというシステム」という表現の方が近いかもしれません。
そのおかげで、通常だと写真屋さんしか踏み込むことが許されないような運動場のトラックの中からの撮影が許可をされています。ですから自分の子どものかなり迫力がある写真を撮影することが可能です。そのためPTA広報委員の中には、カメラに全く詳しくない者でもわかるほどの立派なカメラを持参して、自分の子どもを撮影している人もいました。
あとPTAの広報委員の特長として、広報の業務内容自体が好きで、複数回広報委員をしている方が多いようです。つまり一度経験しているから段取りが良いですし、そのタイプの方は“（良い意味で）仕切りたがり”。つまり勝手にお膳立てをしてくれるので、あとはついていけば良いだけ。ですから一緒にやっていくのはかなりラクです。
私が広報委員だったときも、6人中2人が広報委員経験者でした。所属の小学校は、兄弟のいずれかのときに一度PTAをすれば、二度とPTAを行なわなくても良いシステム。それなのにPTAの広報委員を二回以上するなんて、本当に広報の仕事が好きなんだと思います。そんな方が2人に一人もいたので、とてもやりやすくありがたいことでした。
PTA広報委員のデメリット
広報委員は残念ながら人気があまりない委員のようですが、その原因はこれから挙げるデメリットの数々にあるかもしれません。ここではそれらのデメリットをリアルに紹介したいと思います。
広報紙の制作時期（夏と冬の年二回）は、週二ペースで昼も夜も学校に！？
制作会社に広報紙作りを頼んでいる小学校の場合、紙面に載せる写真や文章まで用意すれば、あとは何も問題がありません。ですから制作会社からあがってきた紙面を確認さえすれば、校正を含め印刷までを対応してくれます。ですから、ここまで小学校に行く必要はありません。
ただ制作会社にお願いしておらず、印刷まですべてPTAで対応している小学校の場合、配布1ヶ月前になると、週二〜三ペースで通わなければならないかもしれません。それほど通わなければいけない理由として、次の三点が挙げられます。
写真を撮るのに、ここまで気を配らなきゃいけないの！？
- 写真選びの難しさ
- 文章の校正の大変さ
- 印刷機の扱い
別のところでも少し触れましたが、「写真掲載不可」のご家庭かどうかは、個人情報に関わることなので、PTAの広報委員では分かりません。ですから対策としては、写真を撮れるだけ撮って、あとはPTA広報担当の先生に写真をチェックして貰うしか方法はありません。
担当の先生はあくまで写真NGの人をチェックするだけです。よってチェック済みの写真から、端に写っている人が切れていないか、逆光になっていないかなど細かな点を確認しなければなりません。
そこからさらにある程度写真をピックアップした上で、同じ児童ばかり写っていないか、似たようなアングルばかりになっていないかどうかなど、さらに細かな確認が必要になります。この作業を1〜6年生まで6回行なうわけですから、一回分の集合は使ってしまうほど、意外と時間がかかります。
「先生方だと校正の必要がないのでは？」とご指摘を受けそうですが、英語を受け持つ外国人の先生の返答は英文でした。おそらく日常会話レベルの英語だとは思うのですが、結局PTAでは対応しきれないという結論で、広報委員担当の先生に翻訳を依頼しました。
確かにそれ以外の先生方に関しては、大した問題はありませんでした。一番大変だったのは、6年生へのアンケートの回答に対する校正。誤字脱字は序の口。今ある種話題の「い抜き」「ら抜き」は当たり前で、口語はバンバン出てくるし、解読不能な文字はあるし…で本当に大変でした。
全員校正に関する知識があるわけではないし、多分全てを一人でチェックするのは不可能ということで、「誤字脱字班」「い・ら抜き＆口語チェック班」「解読班」を2：1：2で分け、お互いの持分の校正が全てできたら交換して校正を進めました。
今は少子化ですから児童が少ないとは言え、一学年70人強います。ですから、次の工程に進めるのに昼と夜小学校に行って、合計で6回小学校に行きました。
私立は別として、公立のPTA役員・委員ルームに設置されているパソコンやプリンターなど周辺機器や輪転機の性能は、「え〝！？」とこちらが驚くほど良くありません。
しかも相手は“機械”ですから、機械に合わせるしか工程を進めることができません。例えば輪転機などは、一回につき100枚印刷できるとしても、それを使い続けることで機械の能力が低下し、最悪の場合、印刷ができなくなることも。
ですから、一回90枚の印刷で設定して、連続3回印刷をしたら“機械は10分休憩”させていました。
ところでPTA広報紙には全国大会があります。おそらく小学校によっては、広報紙を全国大会に出展しているところがあると思います。
全国大会に出展しない場合だと印刷必要部数は、小学校の児童数（兄弟がいる場合、一家庭につき1部）+教職員数+市役所への提出分+地区への提出分+学校での保管・予備分になります。もし全国大会に出展する場合は、それに加算される訳です。
つまり、意外と印刷部数は多く、一学年2クラスのところでも550〜600は刷る必要がある訳です。
また広報紙をいつ制作するのかにもよりますが、もし他の行事がある時期と被ったときは悲惨で、例えば音楽会と被った場合、小学校ではプログラムを作ります。またそれはPTAに場所を提供してくれている小学校の行事。ですから、印刷の優先順位としては、小学校のプログラム作りに順番を譲るのが“筋”になります。
すると当然ながら、その分こちらの印刷は遅れる訳です。以上より、「印刷前まで工程が進めば、あとはラク」という期待は、全て“自前”で行なっているPTAに関しては過度にしないほうがいいでしょう。
10月の週末はすべて、学校行事の対応で潰れる！？
これも小学校によりますが、運動会と文化祭を秋に行なっているところの広報委員は、10月の週末は全て潰れると考えておいたほうがいいと思います。
あとおそらくこれに加えて、地区の芸術祭も入ってくると思います。そうなるとほぼ週末はない、と覚悟をしておいたほうがいいでしょう。その理由ですが、次の通りになります。
- 運動会の写真撮影
- 文化祭の準備・片付け・巡回・受付
- 地域の芸術祭での準備・片付け・受付・警備
これは小学校によっては、「文体（文化・体育）委員」あるいは「体育委員」の仕事かもしれません。ただ広報紙に載せる、あるいは文化祭のボードで使用するという理由から、広報委員の仕事にしているところもあります。
ただ逆に広報委員として、写真撮影以外の業務を受け持つことはないので、ある種ラッキーだと思います。ですから、運動会の全般的な準備や後片付けは、文体委員や体育委員が対応しています。
これも小学校により管轄が異なると思いますが、広報が文化祭に作品（ボード）を出展するという理由で、文化祭の準備と後片付けの対応をしています。
またそれらの対応のため広報委員は全員集合するという理由から、巡回や受付を頼まれる場合があるかもしれません。ただ各学年の見世物や教室の設営などの大変な業務は、文体委員や文化委員が受け持っているようです。
これもPTA広報が地域の芸術祭にボードを出すという理由から、芸術祭での準備と片付けをしています。ただこれは地域の芸術祭になるので、広報委員以外のPTA委員も手伝いの参加をします。
地域の芸術祭の規模にもよりますが、公民館全館を借り切ってのものになると、人手がある程度必要です。そんなこともあり、込み入った内容の業務は文化委員が対応する、受付のような当日集合での説明でも対応可能なものは広報委員が担当するようになっています。
小学校とPTAの関係から考えるこれからのPTAとは？
PTAは保護者と小学校の橋渡し的な役割を担っています。ただ小学校によって、小学校がPTAに求める業務量はかなり差があります。
「広報紙の配布」も、小学校の広報担当の先生に印刷を渡せば後は全て対応してくれる小学校があれば、各学年クラスに仕分けるところまでが広報委員の仕事であるところも。
おそらくPTA業務ほど、小学校により業務量に格差があるものはないと思います。所属の小学校とPTAの関係もあるかとは思いますが、疑問に思ったり負担があまりにも大きいと感じる場合は、提案書を提出してみるのはいかがでしょうか？
所属の広報委員のときは、数社の見積書を付けたうえで「PTA委員が全員働いているにも関わらず、広報紙作成のための業務量の負担が大きすぎる」として、広報紙の外注を提案しました。すると次年度からは広報紙は外注が対応してくれることに。
相談する前から諦めるのではなく、まずは小学校と話し合いの場を持ってみませんか？案外すんなりと話がまとまるかもしれませんよ。
